UDK ry.

Puheenjohtajan testamentti

Edvin

Hola,

kun uudet sivut on saatu ja toimiviksi todetut, on aika jatkaa kirjoittelua.

TAMY:n ainejärjestöaktiiveille suunnatuissa kokouksissa on viime aikoina painotettu sanaa "jatkuvuus". Tällä nyk. ainejärjestösihteeri Santala yrittää takoa puheenjohtajien, ja miksei muidenkin aj:n viroissa toimivien ihmisten kaaliin, että toiminnan jatkajien työhönsopeuttamista helpottaa ns. testamentti, jossa kerrotaan kyseisen pestin hoitoon liittyviä vinkkejä. Aion nyt ottaa härkää sarvista ja aloittaa omaan blogiini tällaisen testamentin kirjoittamisen. Kuluvan hallituskauden aikana pyrin aika ajoin lisäämään puheenjohtajan toimessa eteen tulevien asioiden hoitoon liittyvää infoa tänne. Tästä voivat sitten tulevat puhikset jatkaa ja mahdolliset hengissä olevat edeltäjäni kommentoida.

Joten aloitetaan:

Hallitus vaihtuu perinteisesti marras-joulukuussa. Vuoden mittaisen toimikauden aikana PJ:n tulee vastata hallituksen (ja sitä kautta ainejärjestön) toiminnasta, sekä toimia edustajana ylioppilaskunnan suuntaan. Toimikauden tärkein työ, ainejärjestöavustuksen hakeminen, ajoittuu tammi-helmikuulle. AJ-avustuksen tulee sisältää toimintakertomus ja tilinpäätös menneeltä vuodelta sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion tulevalle kaudelle. Sen lisäksi TAMY saattaa hakemukseen vaatia joitain lisätietoja, mm. menneen vuoden tapahtumakalenteria.

Edeltäjäsi tulisi toimittaa sinulle nämä tekstit, joita ainakin toimintasuunnitelman osalta täydennät. Ihannetapaushan olisi, että toimintasuunnitelmaa on ollut tekemässä niin edellisen kuin tulevan hallituksen jäseniä, tai vähintään puheenjohtaja. Talousasiat ovat taloudenhoitajan tehtäviä. Ohjeita ylioppilaskunnalta satelee aktiivisesti, joten yksin et ole. Lisäksi edeltäjäsi on velvoitettu neuvomaan ongelmatapauksissa. AJ-tukihakemus on TÄRKEÄ, sillä UDK:n talous perustuu pitkälti tuohon tukeen. Ilman rahaa ei ole toimintaa.

Byrokraattisista tehtävistä tärkeimmät ovat tilinkäyttöoikeuksien muuttaminen sekä patentti- ja rekisterihallintoon tehtävä muutos yhdistyksen vastuuhenkilöistä. Edellä mainittuun vaaditaan hallituksen pöytäkirja, jossa hallitus on päätöksellä luovuttanut tilinkäyttöoikeudet edellisiltä (PJ ja taloudenhoitaja) nykyisille. Allekirjoitettuna kiikuta pöytäkirja pankkiin taloudenhoitaja kainalossasi. Rekisterihallintoon tehtävä muutos hoituu sähköisesti, PRH:n sivuilla on hyvät ohjeet.

Uuden hallituksen jäsenten nimet ja yhteystiedot tulee lähettää Tamyyn, lähinnä siksi että oikeat ihmiset osataan liittää tarpeellisille sähköpostilistoille. (PJ liitetään APN-listalle.)

Loppukevennykseksi suoritettaviin tehtäviin kuuluu alkutaipaleella lähettää joulukortit. Perinteisesti niitä on lähetetty kollegajärjestölle Ouluun (Index ry.) sekä Kumulaan ja Kirjastoseuraan. Tässä asiassa voi mieluusti rikkoa perinteitä.

Tässäpä muutama seikka. Lisää tulee kunhan muistini virkistyy tai tulee yllättäen ilmi :P