UDK ry.

Puheenjohtajan testamentti - toinen osa

Edvin

Arf

Kesäviileillä voisi kirjoitella taas blogia. Tällä kertaa vuorossa hallituksen toiminta tiiviimmillään, eli kokoukset. Kokoustaminen on taitolaji, jota on hyvä kehittää jo opiskeluaikana (joo, naurakaa vaan).

Hallituksen kokousten kokouskutsu ja asialista tulee postittaa UDK:n sähköpostilistalle viimeistään viikko ennen kokousta. Tulevan kokouksen ajankohta ja paikka sovitaan edellisen kokouksen viimeisenä asiana. Perinteisesti aika on ollut arkisin, joko jonkin hallituslaisen kotona tai paikallisissa ravitsemusliikkeissä. Jälkimmäisissä ongelmana on yleensä häiriötekijät, kuten melu ja alkoholi (joo, saa taas nauraa).

Asialista on yleensä ollut kaavamainen, mutta kultaisena tavoitteena on mahdollisimman jäsennelty asialista, jotta kokouksen kulku olisi järjestäytynyt ja mahd. ulkopuoliset kiinnostuneet tietäisivät etukäteen mistä asioista keskustellaan (ei naurata varmaan enää).

Seuraavassa esimerkin omainen asialista:

1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
5. Ilmoitusasiat ja posti
6. Talousasiat
7. Päätösasiat
8. Jaostot ja neuvostot
9. Tulevien tapahtumien suunnittelu
10. Opiskelijan yliopisto 2008 ?selvitys
11. META
12. Seuraava kokous
13. Kokouksen päättäminen

Kohdat 1-4 ovat pykälien noudattamista, jotka pj lähinnä toteaa. Kohdassa 2 valitaan pöytäkirjan tarkistajat (2 kpl), sihteeri ja pj eivät voi olla sellaisia koska tarkistavat pöytiksen joka tapauksessa. Kohdasta 3 sanottakoon, että kokous on laillinen mikäli kutsu on julkistettu viikkoa ennen kokousta ja päätösvaltainen, mikäli väh. puolet hallituslaisista on paikalla.

Kohdat 5-8 ovat tiedotusta ja päätöstentekoa varten. Kohta 7 kannattaa yleensä sijoittaa asialistan loppupuolelle, kun kaikki päätettäviksi tarkoitettavat asiat on esitelty.

Näiden kohtien jälkeen käsitellään yleensä erityistapaukset, esim. Tulevien tapahtumien suunnittelun voisi avata jo asialistaan, eli mitä tapahtumia olisi tarkoitus suunnitella. Lopussa Muut Esille Tulevat Asiat META

12-13 Seuraavan kokouksen päättäminen ja kokouksen päätös

Hallituksen sihteeri pitää pöytäkirjan, kirjoittaa sen puhtaaksi, varmistuttaa hallituksella, ja lähettää spostilistalle ja tulostaa ainejärjestön ilmoitustaululle. Ilmoitustaululla olevan pöytiksen käy sitten tarkastajat lukemassa ja allekirjoittamassa. Puuttuvat nimmarit voi sitten pyytää seuraavassa kokouksessa.

Kokouksissa keskustelun on tapana rönsyillä, joten PUHEENjohtajan on hyvä pitää huoli että keskustelu menee asialistan mukaan eikä kokous näin venyisi yömyöhään.

Kerran vuodessa järjestetään myös vuosikokous, joka on perinteisesti loppuvuodesta pikkujoulujuhlien yhteydessä. Tässä kokouksessa läpivienti on hieman erilainen. Vuosikokouksen esityslista voi olla vaikka seuraava (esimerkki vuoden 2007 kokouskutsusta):

1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen järjestäytyminen
Esitys: Valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi
pöytäkirjantarkastajaa (ja kaksiääntenlaskijaa)
3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Esitys: Todetaan kokous lailliseksi ja
päätösvaltaiseksi.
4. Tilinpäätöksen esittely
5. Hallituksen toimintakertomuksen esittely
6. Tilintarkastajien lausunto
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
8. Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille
tilivelvollisille
9. Jäsenmaksu
10. Toimintasuunnitelman ja talousarvion vahvistaminen
11. Hallituksen puheenjohtajan ja muiden jäsenten
valitseminen
12. Tilintarkastajien valitseminen
(13. Muut kokoukselle esitetyt asiat)

Elikkäs: Kokoukselle valitaan erikseen puheenjohtaja ja sihteeri, vielä pj ja sihteeri eivät voi toimia toimissaan. Taloudenhoitaja ja PJ esittelevät tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen, tilintarkastajat antavat lausuntonsa ja kokouksessa myönnetään vastuuvapaus hallituslaisille.
Tulevaa vuotta koskevat suunnitelmat esitellään ja vahvistetaan.
Seuraavaksi valitaan puheenjohtaja, ja n. määrä hallituslaisia, joiden toimia ei vielä tässä kokouksessa määritellä. Lisäksi valitaan kaksi tulevan tilikauden tilintarkastajaa. Kokous päätetään ja ihmiset päästetään juhlimaan. (luetko vielä tätä?)

Vaikka saankin kokoustamisen kuulostamaan jähmeältä ja ikävältä, ei se sitä ole. Kokoukset menevät aina kukin eri tavalla, riippuen paljolti hallituksesta ja millainen kokoustapa ihmisten välille muodostuu. Kaiken tämän ohessa saattaa jollain olla vieläpä hauskaa.

Kokouksia pidetään lukuvuoden aikana n. kerran kuussa, tarpeen mukaan tiheämmin/harvemmin. Ensimmäinen yleensä ennen lukukauden alkua ja viimeinen huhti-toukokuun vaihteessa. Kokousten kestoon kannattaa varata aikaa n. 2 tuntia, järjestäytymiskokous saattaa kestää kauemmin.

Puuh, tulipa pitkä postaus. Jälleen kerran edeltäjäni (eli lähinnä Noora ^^) voivat täydentää ja kommentoida.