Tietosuoja

UDK ry kunnioittaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja toimii sen mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Tietoja kerätään vain tarpeellinen määrä  käsittelyn tarkoitukseen nähden ja niitä käsitellään luottamuksellisesti ja turvallisesti. Tietoja päivitetään aina tarvittaessa ja ne säilytetään tunnistettavassa muodossa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoituksen toteuttamista varten.

Alta löydät rekisteri- ja tietosuojaselosteet sekä tiivistelmät niistä.

Jäsenrekisteri

Tapahtumien osallistujarekisteri

Asiasanan tilaajarekisteri

Muut väliaikaiset rekisterit

Jäsenrekisteri

UDK ry:n jäsenrekisteriin kerätään rekisteriselosteen mukaiset tiedot UDK:n jäsenmaksun maksaneista henkilöistä.

Jäsenistä pidetään rekisteriä yhdistyslain perusteella. Lisäksi jäsenrekisteriä voidaan käyttää ainejärjestön jäsenten määrän todentamiseen, tarkistamaan jäsenen oikeus osallistua UDK:n järjestämään toimintaan, tai UDK:n jäsenille tarkoitettuihin alennuksiin ja etuihin. 

Tietoja ei luovuteta UDK ry:n hallituksen ulkopuolelle, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  Jäsenten tietoja säilytetään, ellei niitä pyydetä poistettaviksi.  Jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä, jos niitä ei päivitetä vähintään vuorovuosittain.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on UDK ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.05.2018. Viimeisin muutos 1.10.2018.

1. Rekisterinpitäjä

UDK ry

PinniB 0033, 33014 Tampereen yliopisto

Y-tunnus: 1790523-6

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Talousvastaava

Viivi Salo

udk.talous@gmail.com

3. Rekisterin nimi

UDK ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on yhdistyslaki (503/1989, 11 §), joka velvoittaa hallituksen pitämään luetteloa jäsenistä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seurata ainejärjestön jäsenmäärää. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tarkistettaessa jäsenen oikeus osallistua UDK ry:n järjestämään toimintaan tai saada UDK ry:n jäsenille tarkoitettuja alennuksia tai etuja.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Yhdistyslakiin perustuvia rekisteriin tallennettavia pakollisia tietoja ovat henkilön nimi sekä kotipaikkakunta. Tämän lisäksi jäsen voi ilmoittaa postiosoitteen, sähköpostiosoitteen, jäseneksi liittymisvuoden sekä ylioppilaskunnan jäsenyyden.

Tietoja säilytetään, ellei niitä pyydetä poistettaviksi. Jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä, jos niitä ei päivitetä vähintään vuorovuosittain.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä liittymisen yhteydessä, ja ne päivitetään vuosittain www-lomakkeella tehtävällä jäsenrekisterikyselyllä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden hallituksen jäsenten toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).

Tapahtumien osallistujarekisteri

Tapahtumien osallistujarekisteriin kerätään yksittäisiin tapahtumiin ilmoittautuneiden tiedot. Tietoja käytetään tapahtuman järjestämiseen sekä muun muassa tapahtuman tilan kapasiteetin riittävyyden varmistamiseen ja mahdollisen ruokailun järjestämiseen. Tiedot kerätään osallistujien suostumuksen perusteella.

Tietoja ei luovuteta muille, kuin tapahtuman järjestämiseen osallistuville henkilöille, eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Osallistujien tiedot poistetaan viimeistään kuukausi tapahtuman jälkeen, laskutettavissa tapahtumissa viimeistään kuukausi viimeisen laskutuksen jälkeen.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on UDK ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.05.2018. Viimeisin muutos 3.10.2018.

1. Rekisterinpitäjä

UDK ry

PinniB 0033, 33014 Tampereen yliopisto

Y-tunnus: 1790523-6

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tapahtumavastaavat

Pauliina Baltzar ja Saara Ojala

tapahtumat@udk.fi

baltzar.pauliina.o@student.uta.fi

ojala.saara.m@student.uta.fi

3. Rekisterin nimi

UDK ry:n tapahtumien osallistujarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle henkilön suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kartoittaa tapahtumiin osallistuvien määrää, sekä kerätä tapahtuman järjestämiselle olennaista tietoa esimerkiksi ruoka-aineallergioista ja erityisruokavalioista. Tietoja käytetään myös tapahtumien mahdollisen osallistumismaksun laskuttamiseen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, sähköpostiosoite, ruoka-aineallergiat ja erityisruokavalio sekä mahdolliset muut lisätiedot.

Osallistujien tiedot poistetaan viimeistään kuukausi viimeisen laskutuksen jälkeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä hänen ilmoittautuessaan tapahtumaan, yleensä www-lomakkeella tai sähköpostilla.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden tapahtuman järjestäjien toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).

Asiasanan tilaajarekisteri

Asiasanan tilaajarekisteriin kerätään Asiasana-lehden tilaajien tiedot. Tiedot kerätään tilaussopimuksen perusteella, jossa tilaaja on toinen osapuoli. Tietoja käytetään lehden toimittamiseen ja tilausmaksun perimiseen.

Tietoja ei luovuteta muille kuin yhdistyksen taloudenhoitajalle ja Asiasanan postitusvastaavalle, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.Tilaajien tietoja säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on UDK ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.05.2018. Viimeisin muutos 1.10.2018.

1. Rekisterinpitäjä

UDK ry

PinniB 0033, 33014 Tampereen yliopisto

Y-tunnus: 1790523-6

2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Asiasanan postitusvastaava

Jesse Rahkola

rahkola.jesse.j@student.uta.fi

 

Talousvastaava

Viivi Salo

udk.talous@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Ainejärjestölehti Asiasanan tilaajarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, jossa tilaaja on osapuolena.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Asiasana-lehden tilaajien määrän seuranta, lehden jakelu ja laskutus.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka, sähköpostiosoite ja mahdolliset lisätiedot. Saadakseen opiskelija-alennuksen tilaajan tulee myös ilmoittaa oppilaitos ja tutkinto-ohjelma, johon hänellä on voimassa oleva opinto-oikeus.

Tilaajan tietoja säilytetään niin kauan, kun lehden tilaus on voimassa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tilaajalta www-lomakkeella tehtävän lehtitilauksen yhteydessä. Tilaaja voi myös päivittää tietonsa tilauslomakkeella.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden hallituksen jäsenten toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa, poislukien kesäkuukaudet).

Muut väliaikaiset rekisterit

Muita väliaikaisia rekistereitä kerätään tarpeen vaatiessa ja tiedot kerätään tietojen antajan suostumuksen perusteella. Tietoja käytetään rekisterin tarkoitusperän toteuttamiseen, esimerkiksi fuksien sähköpostiosoitteiden lisäämiseen fuksien sähköpostilistalle tai opiskelijahaalarien toimittamiseen.

Tietoja ei luovuteta muille kuin väliaikaisen rekisterin pitäjille eikä niitä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja säilytetään niille tarkoituksenmukaisen ajan, esimerkiksi fuksien sähköposteja kunnes ne on lisätty sähköpostilistalle tai haalarien tilaajien tietoja kunnes ne on toimitettu.